Trong thương mại quốc tế, dòng chứng từ luôn đi đôi với dòng hàng hóa. Hải quan và các cơ quan kiểm tra chuyên ngành chủ yếu làm việc trên hồ sơ giấy tờ. Chỉ một lỗi chính tả nhỏ, sự sai lệch về trọng lượng hay địa chỉ trên chứng từ cũng có thể khiến lô hàng bị dừng thông quan hoặc bị xử phạt hành chính.
1. Danh mục chứng từ cốt lõi
Một bộ hồ sơ xuất nhập khẩu tiêu chuẩn thường bao gồm:
-
Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract): Thỏa thuận pháp lý giữa bên bán và bên mua, quy định rõ quy cách hàng hóa, đơn giá, điều kiện Incoterms, phương thức thanh toán và thời hạn giao hàng.
-
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Chứng từ thanh toán quan trọng ghi nhận tổng giá trị giao dịch, điều kiện thanh toán và trị giá tính thuế hải quan.
-
Phiếu đóng gói (Packing List): Thể hiện chi tiết quy cách đóng gói, số lượng kiện, khối lượng tịnh (Net Weight), tổng trọng lượng (Gross Weight) và thể tích (CBM).
-
Vận tải đơn (Bill of Lading – B/L hoặc Air Waybill – AWB): Bằng chứng về việc nhận hàng để vận chuyển và là chứng từ sở hữu hàng hóa (đối với Original B/L đường biển).
-
Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin – C/O): Căn cứ để cơ quan hải quan áp dụng mức thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt theo các hiệp định thương mại tự do (FTA).
2. Các điểm cần đối chiếu kỹ trước khi truyền tờ khai
-
Sự trùng khớp thông tin: Tên hàng, mã số mô tả, tên người gửi (Shipper), người nhận (Consignee) phải đồng nhất trên tất cả các chứng từ.
-
Số liệu khối lượng và số kiện: Trọng lượng trên Packing List và Bill of Lading phải tuyệt đối khớp nhau. Sai lệch trọng lượng thực tế so với khai báo là một trong những nguyên nhân hàng đầu khiến hàng bị chuyển sang Luồng Đỏ (kiểm hóa thực tế).
-
Tiêu chuẩn C/O: Kiểm tra kỹ form C/O phù hợp (Form E, Form D, Form EUR.1…), chữ ký, con dấu của cơ quan cấp và tính hợp lệ của tiêu chí xuất xứ.
NTL Logistics Global cung cấp dịch vụ kiểm tra, rà soát chứng từ chuyên nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa hồ sơ ngay từ khâu tiếp nhận nhằm hạn chế tối đa sai sót trước khi truyền dữ liệu hải quan.